Nataconnexindo.com,
Tangerang - Di tengah pandemi COVID-19 atau virus corona,
pekerjaan yang biasanya memerlukan tatap muka jadi tidak dapat dilakukan secara
langsung. Meskipun pekerjaan menjadi terhambat, namun bekerja secara jarak
jauh, bekerja dari rumah, atau Work from
Home (WFH) adalah salah satu cara yang dapat mencegah penyebaran virus
corona. Sehingga bekerja dari rumah dan tetap tinggal di rumah merupakan salah
satu bentuk tanggung jawab kita untuk melindungi orang orang yang kita sayangi.
Bekerja dari rumah bukan lagi sebuah halangan,
karena dengan memanfaatkan kemajuan teknologi digital batasan jarak dapat
dihilangkan dengan mudah. Di tengah kegiatan WFH, aplikasi Zoom sebagai
aplikasi video conference menjadi
sangat populer. Aplikasi besutan perusahaan Amerika Serikat itu memang
menawarkan berbagai kemudahan dan keunggulan di bandingkan dengan aplikasi video conference lainnya.
Baca
juga: 5 Aplikasi Wajib untuk Mendukung Work From Home.
Zoom juga menggunakan sistem enkripsi end-to-end sehingga kerahasiaan dan
privasi saat berkomunikasi dengan menggunakan aplikasi tersebut terjaga dengan
baik. Enkripsi end-to-end adalah
bentuk enkripsi di mana pesan langsung dienkripsi oleh peserta komunikasi tanpa
melibatkan pihak ke tiga, sehingga tidak ada celah bagi pihak ke tiga untuk
mencuri, mendeskripsi atau mengenkripsi pesan di tengah jalan.
Untuk memaksimalkan penggunaan Zoom sebagai
media komunikasi, Anda dapat mengikuti tips oleh Nata Connexind berikut ini.
1.
Mengatur jadwal
meeting secara otomatis
Dengan frekuensi meeting yang padat mungkin Anda
harus mengatur jadwal meeting agar semuanya dapat terlaksana dengan baik. Untuk
membuat jadwal meeting Anda memerlukan Schedule Apps. Aplikasi Calendar
merupakan aplikasi untuk membuat schedule, oleh karena itu Anda dapat
memanfaatkan aplikasi ini untuk mengatur jadwal meeting secara otomatis.
Kemudian, dengan menggunakan aplikasi Slack
atau Whatsapp untuk mengirimkan notifikasi dan detail meeting yang Anda buat.
Dengan menggunakan ketiga aplikasi ini, maka ketika sebuah Zoom Meeting di
mulai, maka Calendar akan mengirimkan notifikasi dan informasi detil
agar peserta lain segera bergabung.
2.
Mengatur meeting
berulang dengan setting tetap
Jika Anda ingin mengatur jadwal meeting secara
reguler, misalkan dua hari sekali, atau satu minggu sekali, maka Anda dapat
membuat recuring meeting dengan Zoom. Ada dua manfaat jika Anda
menggunakan fitur ini. Pertama, Anda dapat menyimpan seluruh setting call
sehingga Anda dapat menggunakannya kembali, kedua Anda dapat menggunakan join
URL yang sama setiap kali meeting.
Untuk menggunakan fitur ini, Anda cukup klik
menu “Meeting” kemudian klik tanda “plus” atau “schedule meeting” kemudian klik “recuring meeting” dan pilih jadwal yang dinginkan, atau jika Anda
sering mengadakan rapat dengan orang yang sama, namun dengan jadwal yang tidak
tentu Anda dapat memilih opsi “no fixed
time”.
3.
Cara lebih
praktis untuk melihat siapa yang hadir
Untuk melihat siapa yang hadir di dalam
meeting yang telah selesai, Anda dapat melihatnya dalam laporan meeting pada menu “Account Management”
kemudian pilih menu “Report” section. Untuk dapat melakukan hal ini, Anda harus
menyalakan fitur “Usage Report.” Dengan menggunakan report section tersebut, Anda dapat dengan mudah mengecek peserta meeting dari seluruh meeting yang telah dilaksanakan dengan
menggunakan akun Anda sebagai host.
4.
Mengumpulkan
informasi dari peserta
Dengan fitur “Require Registration” Anda dapat
mengumpulkan informasi peserta meeting.
Untuk menggunakannya Anda dapat mengklik Zoom Web App, kemudian Anda dapat
membuat formuli registrasi bagi siapa saja yang ingin bergabung dengan video conference yang Anda jalankan.
5.
Merekam video
conference
Zoom memiliki fitur khusus untuk merekam meeting, sehingga Anda dapat merekam meeting yang sedang dijalankan dan
membagikannya kepada peserta meeting
yang tidak sempat untuk mengikuti meeting
tersebut. Dengan begitu Anda dapat memastikan setiap anggota tim mendapatkan
informasi yang memadai untuk dapat berkolaborasi dengan baik.
Zoom menyediakan dua jenis perekaman video.
Pertama, perekaman dengan Broadcast Style di mana hanya host yang ditampilkan audio dan videonya. Kedua, perekaman dengan
Collaborative Style dimana semua audio dan video peserta direkam. Hasil rekaman
tersebut dapat Anda simpan di cloud
atau penyimpanan lokal Anda seperti Hard Disk.
6.
Memberikan
catatan secara langsung
Zoom memiliki fitur Screen Sharing
yaitu fitur untuk menampilkan apapun yang sedang ditampilkan oleh layar laptop
pengguna. Dengan fitur annotation tools setiap peserta meeting
dapat memberikan catatan atau memberikan highlight pada apa saja yang
sedang ditampilkan oleh screen sharing. Untuk menggunakan fitur ini Anda
dapat mengklik menu View Option dan pilih annotate.
7. Membuat waiting
room
Zoom memiliki fitur untuk membuat wating
room sebelum Anda memulai meeting
secara resmi. Waiting Room adalah fitur dimana peserta meeting menunggu
sebelum meeting dimulai. Untuk membuat waiting room Anda dapat pergi ke menu
“Account Management” pilih Meeting Tab dan klik “Waiting Room.” Anda dapat
membuat dan mengatur waiting room pada menu tersebut.
8.
Co-host call
Zoom memberikan kemudahan untuk pengguna
dengan mengizinkan sebuah meeting
memiliki dua host atau co-host. Anda dapat mengaktifkan fitur co-host di menu “Zoom’s Meeting
Settings.” Kemudian cari meeting tab dan pilih Co-host option. Kemudian Anda
tinggal menunggu co-host Anda untuk
bergabung. Setelah co-host bergabung
maka Anda klik tiga titik di atas kotak video co-host tersebut.
9.
Membiarkan
orang lain membuat jadwal meeting
Jika Anda tidak sempat untuk mengatur jadwal
meeting menggunakan akun yang Anda miliki, maka Anda dapat membiarkan orang
lain unuk mengaturnya bagi Anda. Untuk menggunakan fitur ini Anda dapat masuk
ke menu “Meeting Setting” dan liat menu “Other” Anda akan melihat tanda plus
disamping menu “Assign Shcedulling Privilage” Anda dapat menambahkan asisten
Anda dengan mengetikkan alamat email atau akun Zoom-nya.
10.
Shortcut rahasia Zoom
Dengan menggunakan shortcut, Anda dapat
dengan lebih praktis mengatur video conference Anda. Beberapa shortcut
dapat Anda gunakan. Untuk membuka jendela invite Anda dapat menekan
tombol Cmd+I di Macbook, atau Alt+I di Windows. Untuk membisukan semua orang
Anda dapat menekan tombol cmd+ctrl+m untuk Macbook atau Alt+M untuk Widows.
Untuk membuka fitur sharescreen Anda dapat menekan tombol cmd+shift+s
untuk Macbook atau Alt+Shift+S untuk Windows. (ADR)